In Zeiten von Informationsflut und kurzen Aufmerksamkeitsspannen ist es gerade im Job wichtig, Botschaften klar und prägnant zu vermitteln. Wir zeigen dir mit dem Pyramiden-Prinzip eine bewährte Methode, mit der du wichtige Nachrichten schnell und effektiv kommunizierst.
Egal, ob du eine E-Mail schreiben, eine Präsentation halten oder eine wichtige Information übermitteln möchtest: Die Anwendung der Minto-Pyramide kann dir dabei helfen, deine Botschaften verständlich und überzeugend zu übermitteln.
Bei der Minto-Pyramide (oder auch: dem Pyramiden-Prinzip) handelt es sich um ein Kommunikationskonzept, das darauf ausgerichtet ist, dem Gegenüber bestimmte Informationen möglichst schnell und verständlich zu vermitteln. Namensgebend ist die Ex-McKinsey-Mitarbeiterin Barabara Minto, die das Pyramiden-Prinzip bereits in den 1960er Jahren entwickelte.
Die Idee: Wer seine Nachrichten, sprich: E-Mails, Reden Präsentationen oder sonstige Kommunikation, nach der Minto-Pyramide strukturiert, stellt die Kernbotschaft voran und kann auf diese Weise dafür sorgen, dass Empfänger:innen der Nachricht die Informationen schnell und verständlich aufnehmen können.
Wir zeigen dir, wie die Minto-Pyramide aufgebaut ist und wie du sie im Arbeitsalltag einsetzen kannst:
1. Den Anfang macht deine Kernaussage
Ein guter erster Eindruck ist entscheidend, um die Aufmerksamkeit deines Gegenübers zu gewinnen. Setze also deine Erkenntnisse, Aussagen, Empfehlungen oder Schlussfolgerungen direkt an den Anfang deiner Kommunikation.
Dieser Ansatz wird auch als „BLUF“ bezeichnet, eine Abkürzung für „bottom line up front“. Ursprünglich aus dem Militär stammend, hat sich dieses Prinzip inzwischen auch in der Geschäftswelt etabliert.
Indem du deine Kernaussage zu Beginn präsentierst, ermöglicht du es deinen Lesern:innen oder Zuhörer:innen, sofort zu verstehen, worum es dir geht.
2. Untermauere deine Kernaussage mit den wichtigsten Informationen
Nachdem du die Aufmerksamkeit deines Gegenübers gewonnen hast, ist es wichtig, deine Kernaussage mit den wichtigsten Argumenten zu unterstützen.
Konzentriere dich dabei auf die Schlüsselargumente – in der Kürze liegt die Würze. Daher solltest du das „Warum“ hinter deiner Kernaussage knapp und präzise beantworten. Eine klare und überzeugende Argumentation hilft deinen Leser:innen oder Zuhörer:innen, deine Botschaft besser zu verstehen und anzunehmen.
3. Widme dich weniger wichtigen Details
An diesem Punkt hat dein Gegenüber bereits alle wesentlichen Informationen erhalten und kann entsprechend reagieren. Nun kannst du dich den weniger wichtigen Details widmen.
Präsentiere beispielsweise zusätzliche Informationen, Fakten, Beweise, Zahlen oder Ergebnisse, die für dein Gegenüber von Interesse sein könnten und auf deine Kernaussage einzahlen. Diese detaillierten Informationen sollten allerdings nicht den Hauptfokus deiner Kommunikation darstellen, sondern lediglich ergänzenden Charakter haben.
Beispiel: Die Anwendung der Minto-Pyramide in der Praxis
Damit du dir die Anwendung der Minto-Pyramide besser vorstellen kannst, schauen wir uns ein Beispiel an.
Angenommen, du möchtest deiner Vorgesetzten per E-Mail die Ergebnisse einer Kundenbefragung präsentieren und deine Empfehlung abgeben. Die E-Mail könnte strukturiert nach der Minto-Pyramide dann wie folgt aussehen:
Betreff: Empfehlung zur Verbesserung der Suchfunktion unseres Onlineshops
Liebe Frau Müller,
basierend auf den Ergebnissen meiner Kundenbefragung empfehle ich, dass wir die Suchfunktion unseres Onlineshops grundlegend überarbeiten.
Meine Befragung hat ergeben, dass unsere Kund:innen sich im Shop schwer zurechtfinden, da sich unser Angebot nicht eingrenzen bzw. filtern lässt.
Für das Ergebnis habe ich 200 Kund:innen telefonisch interviewt. Diese Kund:innen haben innerhalb der letzten 12 Monate nur eine Bestellung aufgegeben.
Im Anhang finden Sie mein vollständiges Reporting!
Ich wünsche Ihnen viel Erfolg bei der weiteren Entscheidungsfindung und stehe für Rückfragen gerne zur Verfügung.
Mit freundlichen Grüßen
[Dein Name]
Wie du siehst, haben wir das Pyramiden-Prinzip angewendet:
- Schlussfolgerung: Der Onlineshop muss nutzerfreundlicher werden
- Die wichtigsten Argumente: Kund:innen finden sich schwer zurecht
- Detaillierte Informationen: 200 Kund:innen wurden befragt
Fazit: Mit dem Pyramiden-Prinzip schneller auf den Punkt kommen
Die Minto-Pyramide ist eine effektive Methode, um noch schneller auf den Punkt zu kommen und die Kommunikation noch klarer und verständlicher zu gestalten. Das hilft nicht nur deinem Gegenüber, sondern lässt auch dich als kommunikationsstarken Menschen erscheinen.
Ob in der Geschäftswelt, im akademischen Umfeld oder im Alltag – die Anwendung der Minto-Pyramide kann dir dabei helfen, deine Kommunikation zu verbessern und Gehör zu finden.
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Laura Graichen
