Erinnerst du dich an deine Schul- oder Studienzeit, als du oft erst in letzter Minute deine Aufgaben erledigt hast? Dieses Phänomen ist vielen von uns aus dem Arbeitsalltag bekannt, und es hat tatsächlich wenig mit Prokrastination zu tun. Stattdessen greift hier das Parkinsonsche Gesetz. Was es damit auf sich hat und was du dagegen tun kannst, erfährst du in diesem Blogpost.
Was ist das Parkinsonsche Gesetz?
„Arbeit lässt sich wie Gummi dehnen, um die Zeit auszufüllen, die für sie zur Verfügung steht.“
Dieses Zitat stammt von Cyril Northcote Parkinson, auf den das gleichnamige Gesetz zurückgeht.
Das Parkinsonsche Gesetz besagt, dass sich deine Aufgaben so lange hinziehen, bis sie die zur Fertigstellung verfügbare Zeit ausfüllen.
Oder einfacher erklärt: Wenn du für eine Aufgabe, die sich in 10 Stunden erledigen lässt, 20 Stunden zur Verfügung hast, kann es gut sein, dass du auch 20 Stunden brauchen wirst.
Warum verschwenden wir Zeit?
Manche von uns schöpfen die verfügbare Zeit für eine Aufgabe voll aus – ein ganz schöner Produktivitätskiller. Wieder andere erledigen ihre To-dos auf den letzten Drücker – und steigern ihr Stresslevel dabei enorm!
Studien zufolge tendieren die meisten von uns zu Letzterem: Bei einer Aufgabenstellung den gesamten Zeitrahmen ausnutzen. Die Gründe hierfür sind vielfältig:
- Wir bedenken nicht, wie viel Zeit wir tatsächlich für eine Aufgabe benötigen. Stattdessen konzentrieren wir uns darauf, wie viel Zeit wir für sie zur Verfügung haben und genau diese Zeit nehmen wir uns dann auch
- Selbst, wenn eine Aufgabe schnell erledigt wäre: Wir haben das Gefühl, die gesamte uns zur Verfügung stehende Zeit ausnutzen zu müssen.
Beispiel: Das Parkinsonsche Gesetz im Alltag
Nehmen wir mal ein Beispiel, das uns allen sicher bekannt vorkommt:
Deine Mutter hat Geburtstag und wünscht sich einen neuen Krimi-Roman. Du planst deinen Samstagnachmittag dafür ein, in die Buchhandlung zu gehen und ein Geschenk zu finden. Zusätzlich möchtest du vielleicht eine Geburtstagskarte und eine Schachtel Pralinen besorgen.
Da dein geplanter Zeitrahmen der gesamte Nachmittag ist, bist du wahrscheinlich auch so lange unterwegs und kommst erst gegen 16 Uhr nach Hause. Dabei verbringst du vermutlich die meiste Zeit damit, dir über die Farbe des Buchcovers, einzelne Buchtitel und unterschiedliche Inhaltsangaben Gedanken zu machen. Möglicherweise spazierst du dabei von der Buchhandlung zum Schreibwarenladen, von dort zum Pralinengeschäft und so weiter.
Alles nicht sehr effizient. In Wirklichkeit hättest du dies wahrscheinlich in deiner 30-minütigen Mittagspause unter der Woche erledigen können.
Wie lässt sich das Parkinsonsche Gesetz überwinden?
Es liegt also an Zeitverschwendung und ineffizienten Tagesabläufen. Aber wie kannst du Aufgaben in Zukunft schneller erledigen?
Die Antwort ist ziemlich simpel: Strategisches Zeitmanagement. Hier sind drei Methoden, die du leicht umsetzen kannst:
1. Setze realistische Deadlines:
Lege Fristen fest, die auf deiner Kapazität basieren. Dadurch zwingst du dich selbst, Aufgaben nicht auf den zur Verfügung stehenden Zeitrahmen auszudehnen. Frage dich nicht: „Wie viel Zeit habe ich dafür?“ sondern „Wie viel Zeit brauche ich dafür?“
2. Nutze Timeboxing:
Bei dieser Methode legst du ein festes Zeitlimit für die Erledigung einer Aufgabe fest. Zum Beispiel könntest du dir vornehmen, eine Aufgabe in einem halben Tag abzuschließen.
3. Verkürze deine Meetings:
Die gleiche Herangehensweise kann auch für Meetings angewendet werden, die oft viel Zeit in Anspruch nehmen. Plane diese knapper ein, und du wirst feststellen, dass du und deine Kollegen effizienter arbeiten. Wenn du normalerweise ein einstündiges Meeting ansetzen würdest, plane es stattdessen für 45 Minuten. Die Wahrscheinlichkeit ist hoch, dass ihr in dieser Zeit trotzdem alles Wichtige abdeckt.
Fazit
Das Parkinsonsche Gesetz beeinflusst unseren Alltag erheblich, aber durch bewusstes Zeitmanagement und die Festlegung realistischer Deadlines kannst du deine Produktivität steigern und Stress reduzieren.
Nutze deine Zeit effektiv, um mehr Raum für die Dinge zu schaffen, die dir wirklich wichtig sind. Probiere diese Methoden aus, um Aufgaben schneller und effizienter zu erledigen.
Viel Erfolg dabei!
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Masterplan Team
